InfoPath – SharePoint – Association flux de travail
Nous poursuivons notre application de choix de l'avantage cinéma au sein du CE de la société GOODJOB.
Nous avons opté pour une personnalisation InfoPath 2013 et déjà l'outil nous semble plus familier, parfaitement adapté à SharePoint et à la résolution des conditions :
- L'utilisateur ne devra pas pouvoir saisir plus d'un choix.
- La saisie de l'utilisateur ne devra pas pouvoir être consultée ni modifiée par d'autres.
- L'utilisateur ne doit pas pouvoir saisir une demande par un autre moyen que celui du formulaire.
- La donnée « Je précise alors ce nombre : » ne doit apparaître que lorsque le choix « un nombre fixe par mois » a été sélectionné.
- L'utilisateur doit impérativement cocher qu'il a pris connaissance de son droit d'accès.
- L'utilisateur doit être informé par messagerie de la saisie de son choix en reprenant les différents éléments.
Avant de passer à la condition 6 je vous propose un petit relooking du formulaire.
Suppression du titre.
Fusion de la case à cocher avec le texte "je reconnais …"
Rajout de la mention Cnil :
Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978 modifiée, vous bénéficiez d'un droit d'accès et de rectification aux informations qui vous concernent. Si vous souhaitez exercer ce droit et obtenir communication des informations vous concernant, veuillez-vous adresser au comité d'entreprise pour plus d'information.
Changement de fond d'écran.
Condition 6 : L'utilisateur doit être informé par messagerie de la saisie de son choix en reprenant les différents éléments. Solution proposé : un flux de travail SharePoint designer 2013.
Cet exercice InfoPath est donc l'occasion d'aborder également les flux de travail avec SharePoint Designer 2013.
Revenons à SharePoint et ouvrons un Flux de travail dans SharePoint Designer 2013.
Après avoir récupéré les informations nécessaires SharePoint Designer s'ouvre et vous propose de créer un flux de travail de liste "Cinema".
Donner un nom et une description à votre flux de travail.
Etant donné que c'est la première fois que nous abordons les flux de travail avec SharePoint Designer nous allons procéder de la même manière qu'avec InfoPath à savoir l'apprentissage par l'exemple.
Après avoir cliqué sur OK, l'espace de conception apparaît.
Un Flux de travail est constitué d'une suite de phases dans lesquelles nous pouvons insérer des étapes et des boucles imbriquées les unes dans les autres en fonction des résultats escomptés.
Dans chacun de ces blocs nous pouvons insérer deux types d'opérations combinables entre elles.
- des conditions,
- des actions.
Chaque opération de condition pouvant donner lieu à sa condition inverse grâce à l'opération "Branche sinon"
Les conditions sont d'un nombre plus limité que les actions.
Et certaines conditions n'apparaissent que dans certains contextes.
Les actions sont réparties en plusieurs catégories.
Le décor étant posé nous n'irons pas plus loin pour l'instant dans la description du fonctionnement de la conception des flux de travail dans Designer.
Notre condition 6 nous demande d'envoyer un message à l'utilisateur après sa saisie pour lui confirmer les divers éléments retenus.
Si je tape dans ma phase 1 les premières lettres de envoyer un courrier électronique Designer me propose immédiatement l'action correspondante.
Cliquons sur ces utilisateurs.
Designer ouvre alors un masque qui nous propose de saisir tous les éléments d'un message de type Outlook.
- le destinataire principal,
- le destinataire en copie,
- l'objet du message,
- le corps du message.
Pour sélectionner les destinataires principaux et/ou en copie cliquer sur :
Designer vous donne alors la possibilité de sélectionner des utilisateurs dans différents contextes.
Je vous invite à les visualiser tous afin dans prendre connaissance.
Dans notre cas nous choisirons l'utilisateur qui a créé l'élément actif puisque lui et lui seul peut créer et mettre à jour son choix.
Tous les éléments de la liste sont utilisables pour générer un message électronique.
Dans l'objet il est ainsi possible de sélectionner la date de création.
De la même manière il est possible d'insérer dans le corps du message du texte et des colonnes de l'élément en cours.
En rouge le texte et en noir les données des éléments en cours dans le corps du message.
Notre flux de travail étant terminé mettons y fin en rajoutant la transition vers Fin de flux de travail.
Pour vérifier les erreurs éventuelles et publier cliquer sur le bouton correspondant :
Une fois le flux de travail terminé ; ne pas oublier les options de démarrage afin de préciser le démarrage manuel possible ou automatique à la création ou la modification.
Testons par la saisie d'un item.
Nous recevons aussitôt un message dans notre boite Outlook.
Et voilà le travail … c'est le cas de le dire !!
Notre exercice apprentissage InfoPath 2013 touche à sa fin … ou presque...
La petite application que nous venons de créer grâce à la synergie SharePoint/InfoPath est tout à fait adaptée et adaptable à toutes les PME PMI et ETI ...
Sans aucune ligne de code elle peut être déployée et enrichie pour plus de 1000 utilisateurs...